¿Comienzas el día con una larga lista de tareas que no sabes por donde atacar?

¿Tienes montones de frentes abiertos y picoteas de aquí y de allí sin terminar nada?

¿Te sientes agobiado y te deprime no haber conseguido apenas nada de lo que te propusiste al empezar el día?

¿Tienes la sensación de dedicar muchas horas a tu proyecto pero no ves resultados que te acerquen a tu destino?

La falta de concentración y la dispersión son dos de los mayores enemigos cuando se trata de productividad, y son uno de los principales obstáculos para muchos emprendedores, profesionales independientes o pequeños dueños de negocio que, debido a su tamaño, acostumbran a funcionar como el típico “hombre orquesta” en que uno mismo tiene (o tiende) a hacérselo prácticamente todo.

El problema es que estar pendiente de hacer tantas y tan variadas tareas puede provocar exactamente el efecto contrario: que no consigas hacer ninguna.

Y más concretamente, que no consigas hacer ninguna realmente importante.

Ninguna de esas que efectivamente te acerque a tu objetivo final.

A ese gran proyecto que tienes en mente.

En el artículo de hoy voy a contarte cómo puedes crear tu Plan de Acción para acercarte paso a paso y sin excusas a tu meta, y voy a compartir contigo 2 herramientas que van a ayudar a enfocarte y gestionar tu tiempo de manera más productiva.

Éste es el sistema de pasos y las herramientas para acabar TODO lo que te propongas.

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Cuando estás en todo y no estás en nada

Es verdad que puedes dedicarte a matar temas y acortar tu lista de pendientes, pero no te engañes, normalmente éstas son tareas de segunda categoría, de esas que te ocupan, pero que no te llevan a ningún sitio.

La realidad es que picoteando un poquito de aquí y un poquito de allí sin ningún tipo de estrategia no estás avanzando en tu proyecto principal.

Y pasan los días, las semanas, los meses… e incluso los años.

Y sigues prácticamente igual.

Necesitas implementar sistemas de productividad que te lleven a tu destino.

Entre otras cosas porque no sólo te vas a acercar a esa meta que tienes en mente, sino que vas a ganar en calidad de vida, ya que vas a ahorrar tiempo (no por trabajar más horas significa que trabajes más) y dinero (recuerda que tu tiempo es lo más valioso que tienes y que sólo terminando tus proyectos empezados podrás sacar partido de ellos).

Para ello debes concentrarte en lo verdaderamente importante, crear tu plan de acción y empezar a omitir las distracciones, las urgencias y todos esos fuegos que consumen tu tiempo y tu paciencia.

El Plan de Acción para acabar TODO lo que te propongas ;)

#1 Define a grosso modo el proyecto que quieres llevar a cabo (tu gran objetivo).

Se trata de esa idea general que tienes en mente. Podríamos hablar por ejemplo de emprender tu propio negocio en internet, lanzar un nuevo producto o servicio o escribir un libro entre otras cosas.

#2 Divídelo en pequeños objetivos.

En el caso del ejemplo del libro podrías investigar el mercado y sus necesidades, definir la temática del libro, concretar sus contenidos o realizar los trabajos de redacción, edición, diseño, publicación o promoción.

#3 Divide cada pequeño objetivo en tareas más sencillas y fáciles de ejecutar.

Ahora sí que es importante preparar tus listas concretas y detalladas con todos los pasos y todas las acciones específicas que vas a tener que hacer.

Siguiendo con el ejemplo del libro, y centrándonos en el subobjetivo dedicado a la etapa de redacción, podrías listar cada pequeña acción que pudieses poner en marcha en un solo día.

Por ejemplo, día 1 esquematizar el capítulo 1, día 2 redactar el capítulo 1, día 3 esquematizar el capítulo 2, día 4 redactar el capítulo 2, y así en adelante.

Como ves, no es lo mismo empezar el día diciendo “Hoy voy a escribir un libro” que diciendo “Hoy voy a hacer el esquema del contenido del capítulo 1 de mi libro que tratará sobre tal o cual tema…”.

Para mí la diferencia es abismal. Como se suele decir, no intentes comerte el elefante entero de una vez… cómetelo a cachitos… 😉

Si quieres saber cómo plantearte los objetivos de manera adecuada para que no se te haga una montaña, puedes leer este post.

#4 Enfócate cada día (y sin excusas) en hacer una de esas tareas importantes.

Tu objetivo es acabar esa tarea propuesta para ese día, con enfoque y con determinación, sin excusas y sin dispersión.

Tu meta es irte a la cama con la satisfacción de haber dado un paso adelante que te acerque efectivamente hacia tu destino. Con el añadido de que lograr cada pequeña tarea del día va a aumentar tu motivación y va a ayudarte a enfocarte todavía más.

Pero si en tu caso eres una persona más dispersa, te cuesta concentrarte y se te complica algo eso de llevar a cabo “la tarea del día”, no te preocupes, porque la tecnología puede echarte una mano.

2 Herramientas para Gestionar Tu Tiempo y acabar con tus tareas diarias.

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2 Herramientas para Gestionar Tu Tiempo y acabar “tu tarea diaria”

Existen muchas herramientas que te pueden ayudar a gestionar tu tiempo de manera eficiente, evitando esas dichosas dispersiones.

Hoy quiero hablarte concretamente de dos herramientas de las muchas que he probado y que, personalmente me han ayudado a focalizarme en mis proyectos y a rendir más y mejor.

#1 Momentum

Se trata de una extensión de Chrome que se centra en aumentar tu productividad.

¿Cómo lo hace?

Cada vez que abres una nueva pestaña del navegador de Google, te aparece una fotografía a toda pantalla (a cual más bonita, por cierto), con un mensaje dándote los buenos días que te va a recordar “tu tarea del día” (la definirás tú previamente al iniciar el día).

Aquí te muestro un ejemplo. 

Momentum Extensión de Google Chrome

Y aquí tienes otro...

Momentum - Herramientas de productividad

¿No te parecen imágenes bonitas e inspiradoras para empezar el día?

Tienes también la opción de añadir una lista TO-DO, especificando más concretamente cada mini paso.

Esta lista te aparecerá en la parte derecha de tu pantalla, pero si no quieres complicarte demasiado, tendrás suficiente con ver tu objetivo del día, claro y bien definido, para así evitar irte por otros derroteros.

Puedes instalártela desde aquí.

#2 Pomodoro Pro - Work & Break Timer

Se trata de una aplicación gratuita para el iPhone y ofrece también la aplicación para Apple Watch.

Está basado en la conocida Técnica Pomodoro para la administración del tiempo, en que podemos controlar el tiempo que dedicamos a las tareas empleando 25 minutos a una tarea (en plena concentración, y sin tentaciones de hacer ninguna otra cosa) y 5 minutos de descanso entre cada tarea de 25 minutos.

Pomodoro Pro
Pomodoro Pro para Apple Watch

Puedes descargar la aplicación desde aquí.

Para aquellas personas que no están metidos en el mundo Apple, existen también muchas alternativas basadas en la técnica Pomodoro.

Una de las aplicaciones para dispositivos Android es Pomotodo - Pomodoro meets GTD.

Y como alterativa online para ordenadores de sobremesa tienes Tomatoi.st, una herramienta súper sencilla pero muy práctica ya que puedes utilizarla sin necesidad de instalar ningún software en tu ordenador.

Y con esto es todo.

¿Y tú qué me cuentas?

Como ves, siguiendo un sistema y ayudándote de algunas herramientas es posible acercarte y lograr tus objetivos. Ahora dime, ¿De qué manera gestionas tu tiempo para ser más productivo con tus proyectos? ¿Utilizas alguna herramienta que te ayude a enfocarte y organizarte con eficiencia? Me encantaría saber tu opinión, así que te espero en los comentarios.

¡Gracias!

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